イベントスペース利用マニュアル
2024年12月26日更新
【目次】
1.必ずお読みください
2.予約の手順
3.利用前の準備
4.事前告知
5.ご利用の流れ((1)X-N TOWER、X-NT BASE共通 / (2)X-N TOWER / (3)X-N BASE)
6.利用後の手続き
7.困ったときは
施設の仕様は「宇宙ビジネス拠点 ご利用案内」のとおりです。
このページでは、占有利用にあたって、より具体的な内容について記載しています。
1.必ずお読みください
クロスユー会員団体様の主催もしくは共催イベントにて、当施設をご利用いただけます。
※協賛や協力、運営として携わるイベントではお貸出しできかねます。
・スタッフ非常勤施設のため、初めて利用する方は必ず事前にご内見ください。
・レイアウト変更および原状復旧は、予約時間内でご利用者様にてご対応ください。
・予約変更およびキャンセルは速やかにX-NIHONBASHI事務局までメールでご連絡ください。
・仮押さえ期間は原則、事務局にて受理した日より1週間です。
ご利用日まで2か月以上ある場合は2か月前までの期限となります。
・ご提出必須書類
(1)ご利用5営業日前まで:イベント概要書
(2)退出時:退出時チェックシート
提出がない場合、次回からご利用いただけなくなる可能性がございます。
(3)ご利用2週間を目途に:イベントレポート
・イベントスペースに関するご連絡先(提出物を含む)
X-NIHONBASHI事務局 x-nihonbashi@and-go.tokyo
2.予約の手順
(1)予約手順
①ご予約 – 宇宙ビジネス共創拠点 X-NIHONBASHIへログイン
②カンファレンススペース・スタジオご予約
③事前に施設ごとの空き状況をご確認ください
※カンファレンススペース・スタジオご予約内の予約状況より確認
④申し込み
※机や椅子のレイアウト変更および原状復旧は、予約時間内でご利用者様にて対応ください。
⑤審査および利用決定
※3営業日以内にX-NIHONBASHI事務局よりメールにてご回答
(2)利用回数の定義(4月~翌年3月)
・本番日の日数分をX回としてカウントします。設営日は回数カウントに含みません。
例)3/14設営日、3/15 本番日=1回
3/14設営日、3/15・16本番日=2回
(3)控室
・TOWER:会議室X-NT001はイベント本番日のみ、無償で付帯利用いただけます。
お申し込みの際に備考欄へご利用希望の旨、ご記載ください。
・B A S E:付帯利用できる会議室はございません。
各団体様の利用枠内でworkhubより会議室をご予約ください。
(4)仮押さえ期限
・仮押さえ期間は原則、事務局にて受理した日より1週間です。
ご利用日まで2か月以上ある場合は2か月前までの期限となります。
3.利用前の準備
(1)概要書のご提出
・開催5営業日までに必ずご提出ください。事務局限りとして取り扱いいたします。
<概要書への必須項目>
①実施内容
②イベント参加費(無料/有料 ※有料の場合、具体的な費用も記載ください)
③当日のスケジュール(準備・撤去時間を含む)
④登壇者、ゲスト
⑤通常のカンファレンスを超える音量の予定有無
(2)入室QRコード
・予約完了後、予約システムworkhubより施設入室のためのQRコードを送付します。
※利用方法は「5.ご利用の流れ(当日)」参照
・X-NIHONBASHI BASEの平日夜間・土日終日利用の場合
建物裏手通用口のアクセス用『ICカードキー』を事前にお貸出しします。
ビルの正面玄関閉鎖時間:①平日20:00以降
②土日祝 終日
受け渡し日:①平日利用の場合 :当日18時まで
②土日祝利用の場合:原則、前営業日の日中帯(土日祝のお渡し不可)
ご 返 却:X-NIHONBASHI BASE 3階ポストエリア「X-NIHONBASHI事務局」内
補 足:インキ―(インロック)にご注意ください。当日対応できないこともございます。
(3)荷物の事前送付
・当施設はスタッフ非常駐のため、荷物の受け取りは対応できません。送付の際は日時指定の上、ご利用当日に直接お受け取りください。
トラブル防止のため、備考欄に「受取人の携帯番号」と「○月○日開催イベント名」をご記入ください。
・X-NIHONBASHI TOWER
住所:東京都中央区日本橋室町2-1-1 日本橋三井タワー7階
名前:X-NIHONBASHI TOWER 団体名 お名前
・X-NIHONBASHI BASE
住所:東京都中央区日本橋室町3-3-9 日本橋アイティビル 3階
名前:X-NIHONBASHI BASE 団体名 お名前
4.事前告知
・イベント告知が可能です。
(1)クロスユー公式サイト
告知期間 :開催2か月前~
(2)メールマガジン配信
告知期間 :開催2か月前~、最大4回
配信予定日:毎月15日 / 月末(年末除く)
※15日が土日祝の場合、直近営業日に前倒し
(3)ウェブサイト掲載・メルマガ発信申込フォーム (Word版:ファイルはこちら)
クロスユー公式サイト内の告知ページに掲出希望の場合、イベントページへ画像添付が可能です。
推奨比率 W5:H3、645×387以上
告知チラシ等のデータのアップも可能です。
掲載例:クロスユー会員限定「cross U Lounge #10」
【NIHONBASHI SPACE WEEK 2024】Making space our home
(1)X-N TOWER、X-NT BASE共通
①ケータリング
・指定業者はございません。
・コレド室町ほか、三井不動産系施設飲食店のお弁当やパーティフードのデリバリーサービス
「COREDO シェアステデリバリー」にご興味がありましたら、直接ご相談ください。
お問合せ先: support@anycarry.co.jp
参考: シェアステ・チョイス
COREDO シェアステデリバリー
・X-NIHONBASHI TOWERには冷蔵庫のご用意がございません。
・X-NIHONBASHI BASEでは、50L程度のワインセラーを2台をご利用いただけます。
②駐車場
・施設には駐車場がございません。近隣の駐車場をご利用ください。
(2)X-N TOWER
①入館・入室方法(7階施設入口、studio、XN-T001)
・建物入口:日本橋三井タワーの建物入口は、イベント開催時間中は開放されており、7階施設入口まではゲート等なく直接お越しいただけます。
・7階施設入口、studio、X-NT001:予約時に送付されたQRコードを入口右側のiPadにかざしてください。
・イベント時には、備え付けのドアロックを使って一時的に入口を開放することも可能です。
・入口開放中は、他の会員様の入室防止のため、現地のサインを入口に掲出ください。
・開放しない場合、廊下に出た際はQRコードを入口でかざして都度解錠してください。
②使用可能エリア
・貸し出しエリアは階段下エリアです。
階段上の通路はオフィステナント様の通行用に確保をお願いします。
ご利用可能エリア
・常設受付スペースをご利用いただけます。
施設入口右手ラック前に受付を設置する場合、テナント様の通行を妨げないよう通路を確保してください。
・Small Loungeも利用可能ですが、オフィステナント様との共有スペースのため占有利用はご遠慮ください。
・施設外への受付設置は不可です。サイン看板の設置には防災センターへの申請が必要です。
参照:⑧施設外案内看板設置
③映像設備・音響設備
・AVラック上のiPadで操作が可能です。
投影資料はAVラックにてHDMIケーブルでPCを接続してください(HDMIケーブルは施設備品がございます)。
・プロジェクタとスクリーンは3台あり、異なる資料をそれぞれ投影可能です。
・PC音声を会場全体に流す場合は、プロジェクタ2(中央)に接続するとスピーカーから出力されます。
・音声出力は3.5mm3極プラグまたは6.3mmステレオプラグに対応しています(オンライン配信も同じ音声)。
・HDMI以外の音声入力はキヤノンコネクタXLRをご利用ください(BGM再生など)。
④電源設備:15A、1回路の利用が可能です。
⑤通信環境
・イベント用の専用回線(青)とサブ回線として共用回線(黄色)をご用意しています。
・ルーターのご用意はありません。
・Free Wi-Fi
SSID:X-NIHONBASHI TOWER Free Wi-Fi
PW :XNTOWER2020
⑥照明
・3パターンご用意しています。
a. 全灯(ワークショップモード)
b. 半灯+ダウンライト(ラウンジモード)
c. 半灯(プレゼンテーションモード)
・スイッチパネルは、受付スペースのパネル群の左上にあります。
⑦入室経路
・搬入方法により動線が異なります。
a. 手持ち搬入 :表動線をお使いください。
b. 台車での搬入:裏動線をお使いください。
防災センターへの作業許可申請書の提出が必要です。
日本橋三井タワー2階 防災センターで書類を受け取り、イベント5営業日前までに直接ご提出ください。
詳細:作業許可申請書の提出および当日の対応詳細
⑧施設外案内看板設置
・7階施設外へのサイン設置は、イベント前日までに防災センターへ申請が必要です。
詳細:共用部案内看板・掲示物設置申請書の提出および当日の対応詳細
共用部案内看板・掲示物設置申請書(Word版)
⑨空調
・現地での操作はできません。調整が必要な場合は、X-NIHONBASHI事務局までご依頼ください。
⑩避難経路
・資料をご確認ください。
災害が起こったら<火災・地震・停電・避難方法・避難経路>
⑪時間外入館の方法(24時半~翌7時)
・事前にX-NIHONBASHI事務局へご相談のうえ、イベント5営業日前までに防災センターへ複写式申請書をご提出ください。
⑫禁止事項
a. conference space外へのstudio機材の持ち出し
b. 屋外に面しているハイカウンターテーブルの移動(固定されています)
c. 施設外共用部廊下での受付やサインの設置
d. 会場内での販売行為
(3)X-N BASE
①建物への入館
・正面入口は平日20時~翌7時、土日祝終日は閉鎖されます。
・上記時間に入館する場合、事前配布のICカードキーを使用して裏手通用口をご利用ください。
②3階施設への入室
・予約時に送付されたQRコードを入口でかざし、入室してください。
・イベント中は入口の自動扉を開放することが可能です。
参照:(3)来場者推奨対応方法
・自動扉を開放しない場合は、廊下から戻る際にQRコードで都度解錠が必要です。
③平日20時~翌7時、土日祝終日の入退館
・建物裏手通用口の解錠方法
a. 参加者から連絡を受けることができる場合は、内側から通用口を都度解錠してください。
b. 不特定多数が来場する場合は、通用口の外にスタッフを配置し参加者確認後、ICカードキーを使用して外側より解錠してください。
・3階施設入口
・入口の自動扉を開放することをお勧めします(開き戸は閉扉しないでください)。
・開放手順
a. 施設入室後、ポストエリアにある操作棒を取り出します。
b. 自動扉を開けた状態で操作棒を使い、天面のスイッチを切って開放してください。
c. 開放中はサインを移動し、個人利用者の入室を防いでください。
d. イベント終了後、必ず自動扉の天面のスイッチをONに戻してください。
④使用可能エリア
・共用部廊下の使用は厳禁です。
・ウェブブースへの導線は他の利用者が通行できるよう確保してください。
⑤設備・利用案内
a. 映像設備・音響設備
・基本操作
・iPad操作。
・HDMI接続対応。※HDMIケーブル施設備品あり
・HDMI以外の音声入力はRCAケーブルをご使用ください。※RCAケーブル施設備品あり
・音声アウトプット
・外部出力はROLAND社製RUBIX22を介したUSB接続となります。※RUBIX22施設備品あり
・利用パターン
・Work LoungeとBar Loungeの組み合わせ利用が可能です。
・以下の機材を使用される場合、事前にX-NIHONBASHI事務局までご相談ください。
a. 壁埋め込みディスプレイ(Work Lounge)
b. 可動式ディスプレイ(Work Lounge)
c. プロジェクター(Bar Lounge)
b. 通信環境
・イベント用専用回線のご用意はございません(共用LANは利用可能)。
・ルーターの貸し出しはありませんので、必要な場合はご準備ください。
・Free Wi-Fi
SSID:X-NIHONBASHI BASE Free Wi-Fi
PW :XNBASE2023
c. 照明
・4種類の照明パターン
a. 全灯
b. 半灯A(最暗)
c. 半灯B(Bar側明るめ)
d. 半灯C(半灯A+天井リンクON)
d. 台車での搬入
・建物正面から台車を使用しての搬入が可能です
※X-N TOWERは防災センターへの事前申請および裏導線での搬入となり、対応が異なります。
e. 施設外案内看板設置
・施設外の共用部廊下などへの掲出を希望する場合は、5営業日前までに以下を提出してください。
A. 掲載デザイン
B. 掲載場所を明記した資料
・看板の備品提供はございませんので、各自ご準備ください。
6.利用後の手続き
(1)退出時の手続き
・利用終了後、必ず「退出時チェックリスト」をもとに原状復旧をお願いします。
・チェックリストと、貸し出されたICカードキー(該当する場合)は、以下の指定場所にご提出ください。
・ご提出がない場合、次回よりご利用いただけなくなる可能性があります。
【提出先】・X-N TOWER:受付エリア
・X-N BASE :ポストエリア内「X-NIHONBASHI事務局」
(2)事後告知レポート
・ご利用後2週間を目途に、イベントレポートを必ずご提出ください。
いただいた内容は、原則クロスユーHP内イベントレポートページへ掲載いたします。
掲出不可の場合はお知らせください。
・事後レポート入力フォーム
・Microsoft Word形式のレポートをご希望の場合は、お申し付けください。
・メールマガジン:付帯サービスとして、毎月15日および月末配信のメールマガジンでレポート内容を発信いたします。(年末を除く)
7.困ったときは
キャンセル/予約内容を変更したい場合
予約フォームからキャンセル・変更はできません。
他のご利用者様が利用できるよう、速やかにキャンセル・変更の旨ご連絡ください。
ご連絡先:X-NIHONBASHI事務局(x-nihonbashi@and-go.tokyo )
占有予約サイトのログインID/PWがわからない場合
ID/PWは入会時に、各団体のご契約担当者様にご連絡しております。団体内にてご確認ください。
団体内にてID/PWがご不明な場合の連絡先:一般社団法人クロスユー会員窓口 (mfbm@crossu.org)
仮押さえをしたい場合
仮押さえ期間は原則、事務局にて受理した日より1週間です。
ご利用日まで2か月以上ある場合は2か月前までの期限となります。