イベントスペース利用マニュアル

2023年8月4日更新 

 

【目次】
ご予約・ご利用されるにあたってのご案内
予約方法
予約後~利用前
・利用時 共通TOWERBASE
利用後

 

 

◆ご予約・ご利用されるにあたってのご案内

・施設の基本の仕様は「宇宙ビジネス拠点 ご利用案内」のとおりです。
 このページではより具体的な内容について記載していきます。
 特に閲覧いただきたいポイントについて、ハッチしております。
貴団体の主催・共催イベントのみ、ご利用可能となります。貴団体が運営しているかどうかにかかわらず、他団体主催イベントへの貸し出しは禁止となります。
事務局スタッフは施設に常駐していないため、原則下見をお願いしております。また当日の机や椅子の配置についてはご利用者様各自で行っていただきます。
・2023年4月の会員施設化に伴い、運用が変わっておりますので、以前ご利用された方も必ず本マニュアルをご一読ください。
利用後は、退出時チェックリストシートを使い、必ず原状復旧し、シートの提出をお願いいたします。次の利用者のためにもご協力くださいますようお願いいたします。
  【シート提出先】
  ・TOWER:受付エリア
  ・BASE:ポストエリア内「X-NIHONBASHI事務局」
・会員様のイベント告知・実績、さらに事業紹介にも貢献したく存じますので、オフィシャルサイト内での【事前告知】と【実施レポート】の掲載にご協力をお願いいたします。

 

 

◆予約方法

・「回」の定義
 ・本番日の日数分を回としてカウントします。また設営日は回数にカウントに含みません。
  例)3/14設営日、3/15本番日=1回、3/14設営日、3/15・16本番日=2回
・控室のご用意について
 ・X-N TOWER:会議室X-NT001はイベント本番日のみ、企画書提出のうえ、X-NIHONBASHI事務局で審査させていただき、承認されれば無償で付帯利用いただけます。
 ・X-N BASE:会議室MRは付帯利用のご用意はございません。各団体のご利用枠内でworkhubより各自ご予約ください。
・ログインID・PWがわからない場合
 ・団体の契約担当者にお聞きいただくか、一般社団法人クロスユー会員窓口 mfbm@crossu.org まで貴団体契約担当者をお問い合わせください。 

 

◆予約後~利用前

企画書のご提出
 ・施設管理のため、開催5営業日までに以下内容の確認が取れる企画書を事務局まで必ずご提出ください。資料は事務局内でのみ取り扱いいたします。
 ・記載内容
  ・実施内容
  ・イベント参加費(無料/有料(有料の場合、具体的な料金もご記載ください))
  ・当日のスケジュール(準備・撤去時間含む)(24/2/19)
  ・登壇者、ゲスト
  ・通常のカンファレンスを超える音量の予定有無
・入室QRコードの送付
 ・X-NIHONBASHI事務局より施設入室のためのQRコードを予約完了時に送付いたします。(ご利用方法は「利用時」参照)
・通用口用ICカードキーの受け渡し
X-NIHONBASHI BASEの平日夜・土日終日利用の場合
 ・X-NIHONBASHI BASEにて①平日19時以降に来場者対応が必要である、もしくは②土日祝に利用する場合はビルの正面玄関が閉鎖されるため、「建物裏手の通用口用ICカードキー」を事前に受け渡しさせていただきます。
 ・ICカード貸し出し:①平日利用の場合は当日18時までに、②土日祝利用の場合は原則、前営業日の日中帯にお貸出しいたします。(土日祝のお渡しは不可)
 ・ICカードご返却:X-NIHONBASHI BASE 3階にある返却ボックスにお戻しください。誤って持ち帰ってしまった場合は速やかにX-NIHONBASHI事務局にご連絡のうえ、返却ください。
 ・ご利用当日、インキ―(インロック)にお気を付けください。場合によっては当日対応できないこともございます。
・事前告知
 ・クロスユーオフィシャルサイトにて、事前告知が可能です。
 ・付帯サービスとして、毎月15日/月末に配信いたしますメルマガにて、告知させていただきます。
 ・ご掲載される場合、以下の素材をX-NIHONBASHI事務局までご提出ください。
  https://forms.gle/6YjuzyUqwoKFoBkX7 (Word版もご用意しております ファイルはこちら )
  原則開催2か月を目安に掲載開始いたします。
  【必要素材】イベント概要/開催時間/参加費/定員数/申込先/問い合わせ先/画像 1点以上
        ※画像は「比率W5:H3、645×387以上」ですとサムネイルとしてきれいに表示されます。
        ※告知チラシ等のデータのアップも可能です。
  【告知例】https://www.crossu.org/event/221207-2/
      https://www.crossu.org/event/x-nihonbashi-globalhub22-uk/

 

 

◆利用時

・共通
 ・Free WiFiのご利用
  TOWER SSID:【X-NIHONBASHI TOWER Free Wi-Fi】、PW:【XNTOWER2020】
  BASE  SSID:【X-NIHONBASHI BASE Free Wi-Fi】、PW:【XNBASE2023】
 ・ケータリング
  ・指定業者はございません。
  ・コレド室町他、三井不動産系施設飲食店のお弁当やパーティフードのデリバリーサービス「シェアステ・チョイス」に
   ご興味がありましたら、以下連絡先まで直接ご相談ください。
   シェアステデリバリー sharest@info.jp.nec.com
   参考: https://mitsui-shopping-park.com/urban/special/22-064/images/choice.pdf
      https://mitsui-shopping-park.com/urban/special/22-064/index.html
  ・冷蔵庫について、TOWERはございません。BASEでは50L程度のワインセラーを2台お貸し出しできます。(23/8/4)
 ・荷物の事前送付 (23/8/4)
  ・当施設はスタッフ非駐在となっており、事務局では承れません。荷物の送付を希望する場合は日時指定で発送の上、ご利用当日に現地でご利用者様にて運送会社から直接お受け取りください。
   トラブルが軽減のため、備考欄に「受け取られる方の携帯番号」・「XX月XX日開催イベント」をお書きください。
   ・TOWER
    住所:東京都中央区日本橋室町2-1-1 日本橋三井タワー7階
    名前:X-NIHONBASHI TOWER 団体名 お名前
   ・BASE
    住所:東京都中央区日本橋室町3-3-9 日本橋アイティビル 3階
    名前:X-NIHONBASHI BASE 団体名 お名前

    

 

・TOWERのみ(studioの仕様については別途準備予定)

 ・入室方法(施設正面・studio・XN-T001)
  ・建物入口:日本橋三井タワーはイベント開催時間は原則開いており、7階施設の入り口まではゲートなどなく、通行できます。
  ・施設正面入口:予約時に事務局より送付されたQRコードを右側のipadにかざし、ご入室ください。
  ・イベント時には、備え付けのドアロックを使って扉を開けていただき、一時的に入口を開放することも可能です。
   ・入口開放中に他の会員様が入ってこないよう、現地にご用意しておりますサインを入口に掲出してください。   
    開放しない場合、お手洗い等で廊下に出る場合は入口にてQRコードをかざして開錠してください。
  ・studio:予約時に事務局より送付されたQRコードを施設入口、studio前のipadにかざし、開錠してご入室ください。
  ・X-NT001:予約時に事務局より送付されたQRコードを施設入口、XN-T001前のipadにかざし、開錠してご入室ください。

 ・使用可能エリア
  ・原則、段下のエリアが貸し出しエリアとなります。段上の通路はテナント様が行き来できるようにスペースを空けるようお願いいたします。 
   https://www.x-nihonbashi.com/wp-content/uploads/2023/04/towerCCS_space.pdf
  ・常設受付スペースはご利用いただけます。施設入って、右手のラック前に受付を設置してもOKとします。
  ・small loungeはご利用いただけますが、オフィステナント様もご利用いただいているスペースのため専有利用はできません。共同利用にご協力ください。
  ・施設外の共用部廊下に受付の設置はできません。またサイン看板は防災センターへ要申請となります。(後述)
 ・来場者推奨対応方法
  ・入口扉を開放いただくことをお勧めします。
 ・映像設備・音響設備
  ・iPadで操作、HDMIでのつなぎ込み。(HDMIはご用意があります)
  ・プロジェクタ・スクリーン3台ご用意しております。最大3台端末ご用意いただくとスクリーンに出し分けすることも可能です。
   出し分けした場合、プロジェクタ2(中央)からの音声のみを会場のスピーカーから流すことができます。
  ・音声アウトプットは、オーディオ変換プラグ (3.5mm3極プラグか6.3mmステレオ標準プラグ) になります。(スピーカーと同じ音のオンライン配信利用)
  ・HDMI以外での音声インプットは キャノンコネクタXLR になります。(BGM曲を流したいなどの利用)
 ・電源設備
  ・原則、15A1回路のご利用が可能です。
 ・通信環境
  ・イベント用の専用回線(青)とそれ以外の通信と共用回線(黄色)の2回線ご用意しています。
  ・ルーターのご用意はございません。
 ・照明
  ・3パターンご用意しています。①全灯(ワークショップモード)、②半灯+ダウンライト(ラウンジモード)、③半灯(プレゼンテーションモード)
  ・スイッチパネルは、受付スペースのパネル群の左上にあります。
 ・台車での搬入の場合
  ・5営業日前までに日本橋三井タワー防災センターに複写式の作業申請書を届け出てください。詳細は以下の資料をご確認ください。
  ・https://www.x-nihonbashi.com/wp-content/uploads/2023/04/tower_cargo_230329.pdf
 ・施設外サイン計画
  ・事前に防災センターにWordの申請資料と掲載サインをご提出ください。詳細は以下の資料をご確認ください。
  ・ご案内資料:https://www.x-nihonbashi.com/wp-content/uploads/2023/04/tower_sign_221217.pdf
  ・Word申請書:https://www.x-nihonbashi.com/wp-content/uploads/2023/07/tower_sign_form.doc
 ・空調
  ・現地のパネルでは操作できないため、X-NIHONBASHI事務局にて対応いたします。お電話にてお申し付けください。
 ・避難経路
  ・詳細は以下の資料をご確認ください。
   https://www.x-nihonbashi.com/wp-content/uploads/2023/04/tower_disasterprevention.pdf
 ・駐車場
  ・ご用意はございません。近隣のパーキングをご利用ください。
 ・時間外入館の方法(24時半~7時)
  ・事前にX-NIHONBASHI事務局までご相談ください。その後、5営業日前までに日本橋三井タワー防災センターに複写式の作業申請書を届け出てください。
 ・撤収
  ・ご利用が終了したら、受付エリアに設置してある「退出時チェックリスト」を使い、原状復旧にご協力ください。チェックリストは指定のポストに投函ください。
 ・禁止事項
  ・studioの機材をconference space等室外に持ち出すこと
  ・屋外に面しているハイカウンターテーブルを動かすこと(固定されているため)
  ・施設外共用部廊下での受付設置

 

・BASEのみ

 ・入館・入室方法
  ・建物入り口:平日19時~・土日祝終日を除き、建物の正面入り口より入館できます。平日19時以降・土日祝終日は正面入口が閉鎖されるため、裏手の通用口より事前にICカードキーを事務局から受領のうえ、入館ください。
  ・施設入り口:予約時に事務局より送付されたQRコードをかざし、入室ください。イベント時には入口の自動扉を開放することも可能です。(「来場者推奨対応方法」項参照)開放しない場合、お手洗い等で廊下に出る場合はQRコードをかざして、都度開錠する必要があります。
 ・使用可能エリア
  ・共用部廊下の使用は厳禁となります。また、ウェブブースへの導線は利用者が通れるようご協力ください。
 ・来場者推奨対応方法
  ・入口の自動扉を開放いただくことをお勧めします。
   ※開き戸は閉扉しないようお願いいします。
   ・自動扉を開放する方法
    ・施設入室後、ポストエリアにある操作棒を取り出します。QRコードで入り口の自動扉を開け、開けた状態で棒を使い、自動扉の天面にあるスイッチを切って、開放してください。(参照:スイッチの画像操作棒
    ・開放中に個人利用者等が入ってこないよう、サインを移動させてお使いください。(参照:サイン
     イベント終了後、スイッチをONにすることを忘れずにご対応ください。
  【平日19時以降・土日祝終日】
   ◎上記時間帯は建物1階の正面入り口は閉鎖されます。そのため、1階の裏手の施錠された通用口から入館いただく必要があります。
   ・主催者で参加者から連絡を受けられる体制を持てる場合は都度通用口の内部から開錠ください。
    一方で、不特定多数の方が来場するなど連絡を受けられない場合は、通用口外にスタッフを配置いただき、参加者であることを確認のうえ、ICカードキーを使って、外から開錠するようお願いいたします。
 ・映像設備・音響設備
  ・iPadで操作、HDMIでのつなぎ込み。(HDMIはご用意があります)
  ・HDMI以外での音声インプットはRCAケーブルになります。
  ・外部への音声アウトプットはROLAND社製RUBIX22を介してたUSBとなります。(RUBIX22はこちら
  ・つなぎ方のパターンはwork lounge+bar lounge、各区画単体での利用の3パターン
  ・work loungeの壁埋め込みディスプレイ・可動式ディスプレイ・bar loungeプロジェクタの3つを同時につなぐ場合はX-NIHONBASHI事務局までご相談ください。
 ・通信環境
  ・イベント用の専用回線はご用意しておりません。(共用のLANあり)
  ・ルーターのご用意はありません。
 ・照明
  ・4パターンご用意しています。①全灯、②半灯A(最暗)、③半灯B(bar側明るめ)、④半灯C(②+天井リンクON)。
 ・台車での搬入の場合
  ・X-NIHONBASHI TOWERとは違い、X-NIHONBASHI BASEは建物正面からの台車のご利用は可能です。
 ・サイン計画
  ・施設外の共用部廊下等に掲出をご希望の場合は、5営業日前までに掲載デザインと掲載場所を明記した資料をご提出ください。また看板は備品としてご用意しておりませんので、ご準備をお願いいたします。
 ・駐車場
  ・ご用意はございません。近隣のパーキングをご利用ください。
 ・撤収
  ・ご利用が終了したら、ポストエリアに設置してある「退出時チェックリスト」を使い、原状復旧にご協力ください。
  ・退出時チェックリストと(貸し出した場合)ICカードキーを指定の「X-NIHONBASHI事務局」のポストに投函ください。

 

 

◆利用後

・事後告知レポート
 ・ご利用後1週間以内に、イベントレポートを以下よりご提出ください。
 いただいた内容はWEBサイトにて掲出させていただきます。
 掲出不可の場合は、お知らせください。
  【事後レポート入力フォーム】https://forms.gle/DLGLhyNcpvcEBN6U8   ※Microsoft Word版がよければ、お申し付けください。 
  【掲載ページ】https://www.crossu.org/events/report/
 ・付帯サービスとして、メルマガでも発信させていただきます。
 



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